Chính sách quyền riêng tư

Đơn vị quản lý thông tin cá nhân

Takashi Okamoto (岡本孝志). Liên hệ: okatech0311@gmail.com.

1. Thông tin chúng tôi thu thập

• Thông tin tài khoản: địa chỉ email (và tên, ảnh đại diện, nếu đăng nhập bằng Google), ngôn ngữ bạn dùng gần nhất, thời điểm tạo tài khoản và lần đăng nhập gần nhất, cùng thời điểm và phiên bản điều khoản bạn đã đồng ý khi đăng nhập.
• Nội dung bạn nhập vào form để lưu nháp: họ tên, ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ, số thẻ cư trú, thông tin nơi làm việc hoặc người bảo lãnh, v.v.
• Một số câu hỏi trong form có thể liên quan đến thông tin nhạy cảm, như việc từng bị xử phạt hình sự hoặc tình trạng sức khỏe tâm thần. Chỉ khi bạn tự nhập thì thông tin này mới được ghi nhận; nó được xử lý như mọi nội dung khác của bản nháp (mã hóa, chỉ dùng để điền đơn). Việc bạn chủ động nhập vào ô đó được coi là sự đồng ý để chúng tôi xử lý thông tin nhạy cảm cho mục đích này.
• Thông tin của người khác (người thân, người bảo lãnh, công ty...) do bạn nhập: bạn cần được họ cho phép. Chúng tôi xử lý như mọi nội dung khác của bản nháp.
• Góp ý bạn gửi (nội dung, đánh giá file có đúng không, loại thiết bị/trình duyệt) và lịch sử lượt tải.
• Cookie cần thiết: cookie đăng nhập và cookie ghi nhận đồng ý (tồn tại tối đa 1 giờ). Nhật ký truy cập (địa chỉ IP) dùng để giới hạn số lần yêu cầu, chống lạm dụng và được xóa trong vòng 1 ngày.
• Thông tin thanh toán khi mua gói tải file: mã giao dịch của Stripe, gói đã mua, số tiền, thời điểm mua và việc giao dịch có được hoàn tiền hay không. Thông tin thẻ và các thông tin bạn nhập trên trang thanh toán (tên chủ thẻ, địa chỉ thanh toán...) do Stripe tiếp nhận trực tiếp; chúng tôi không nhận và không lưu số thẻ.

2. Ảnh thẻ cư trú

Khi dùng chức năng quét thẻ, ảnh được nhận diện ngay trên thiết bị của bạn. Ảnh không được tải lên máy chủ; chỉ phần chữ đọc được mới được điền vào form để bạn kiểm tra.

3. Mục đích sử dụng

• Cung cấp chức năng điền form, danh sách giấy tờ và xuất file đơn.
• Lưu nháp để bạn tiếp tục trên thiết bị khác.
• Đăng nhập, xác minh danh tính và ngăn chặn lạm dụng (kể cả giới hạn mỗi email chỉ nhận lượt tải dùng thử một lần).
• Quản trị và hỗ trợ: quản trị viên xem được email, thời điểm tạo tài khoản và đăng nhập, lịch sử lượt tải và góp ý của người dùng. Ứng dụng không có chức năng cho quản trị viên xem nội dung bản nháp.
• Gửi email nhắc khi lượt tải sắp hết hạn hoặc khi bản nháp sắp bị xóa (chỉ nói số lượng và ngày, không có nội dung bạn đã nhập), theo ngôn ngữ bạn đã dùng gần nhất. Bạn có thể hủy nhận bằng liên kết trong email.
• Xử lý thanh toán: kích hoạt gói tải file đã mua, xử lý hoàn tiền hoặc khiếu nại thanh toán, kế toán và nghĩa vụ thuế, ngăn chặn gian lận.

4. Lưu trữ và xóa dữ liệu

• Bản nháp được mã hóa trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu.
• Bản nháp tự động bị xóa sau 30 ngày không cập nhật.
• Câu trả lời về tiền án và sức khỏe tâm thần không được lưu trong bản nháp; bạn sẽ nhập lại khi quay lại.
• Bạn có thể xóa tài khoản bất cứ lúc nào trong menu tài khoản; bản nháp, lượt tải và góp ý sẽ bị xóa cùng lúc.
• Tài khoản không có hoạt động (đăng nhập, lưu nháp, tải file, góp ý) trong 24 tháng sẽ được báo bằng email tới địa chỉ đã đăng ký, ít nhất 30 ngày trước khi tự động xóa cùng toàn bộ dữ liệu liên quan. Chỉ cần đăng nhập lại là tài khoản được giữ. Tài khoản còn lượt tải chưa hết hạn không bị xóa.
• Để mỗi email chỉ nhận lượt tải dùng thử một lần, chúng tôi giữ lại bản băm (hash) một chiều của email, được tạo bằng khóa bí mật của chúng tôi nên không thể dùng để khôi phục địa chỉ email. Bản băm này được giữ kể cả sau khi xóa tài khoản, tối đa 365 ngày kể từ ngày tạo rồi tự động xóa. Chúng tôi cũng lưu tên miền của email (phần sau dấu @) trong cùng thời hạn để hạn chế lạm dụng điểm dùng thử.
• Để giới hạn số người mà một tài khoản tải hồ sơ cho (xem Điều khoản sử dụng), mỗi lần tải chúng tôi lưu một bản băm một chiều của họ tên và ngày sinh của người nộp, tạo bằng khóa bí mật của chúng tôi nên không thể khôi phục họ tên hay ngày sinh. Bản băm được xóa sau 30 ngày kể từ lần tải cuối cho người đó, hoặc khi bạn xóa tài khoản.
• Bản ghi thanh toán (mã giao dịch, gói, số tiền, thời điểm) được giữ trong thời hạn mà pháp luật về thuế và kế toán yêu cầu. Khi bạn xóa tài khoản, bản ghi này vẫn được giữ nhưng không còn liên kết với tài khoản.

5. Xuất file đơn

Khi tải hoặc xem thử file PDF (kể cả khi chưa đăng nhập), nội dung form được gửi đến máy chủ ứng dụng (đặt tại Hoa Kỳ) chỉ để tạo file. Chúng tôi không lưu lại nội dung này ngoài bản nháp mà bạn chủ động lưu.

6. Bên xử lý dữ liệu

• Google: đăng nhập bằng tài khoản Google.
• Resend: gửi email đăng nhập, email danh sách giấy tờ khi bạn yêu cầu (email này không chứa thông tin cá nhân đã nhập) và email nhắc khi lượt tải sắp hết hạn hoặc bản nháp sắp bị xóa.
• Neon: cơ sở dữ liệu.
• Vercel: lưu trữ và vận hành website.
• Stripe: xử lý thanh toán khi mua gói tải file. Chúng tôi gửi cho Stripe địa chỉ email, mã tài khoản nội bộ và gói bạn chọn; các thông tin bạn nhập trên trang thanh toán của Stripe được Stripe xử lý theo chính sách quyền riêng tư của Stripe.
• Các bên này chỉ xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để vận hành dịch vụ.

7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

• Các bên xử lý nêu trên là doanh nghiệp nước ngoài (chủ yếu tại Hoa Kỳ). Cơ sở dữ liệu (Neon) đặt tại Hoa Kỳ (AWS, vùng us-east-1); máy chủ ứng dụng (Vercel) mặc định đặt tại Hoa Kỳ. Dữ liệu của bạn (email, nhật ký truy cập, bản nháp đã mã hóa) được lưu và xử lý ở đó. Hoa Kỳ không có một đạo luật liên bang chung về bảo vệ thông tin cá nhân tương đương Luật bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản; việc bảo vệ dựa trên các luật liên bang theo từng lĩnh vực và luật của từng bang, nên mức bảo vệ và quyền của chủ thể dữ liệu có thể khác Nhật Bản.
• Biện pháp của chúng tôi: chỉ giao dữ liệu cần thiết, bản nháp được mã hóa trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu nên nhà cung cấp cơ sở dữ liệu (Neon) không đọc được nội dung (khóa mã hóa nằm trong cấu hình máy chủ ứng dụng; khi tải file, nội dung form được xử lý tạm thời trên máy chủ ứng dụng), truyền dữ liệu qua HTTPS, và chọn các nhà cung cấp có công bố biện pháp bảo mật.
• Stripe cũng là doanh nghiệp nước ngoài và có thể xử lý thông tin thanh toán ở Hoa Kỳ và các quốc gia khác theo chính sách của Stripe.
• Bạn đồng ý với việc chuyển dữ liệu như trên bằng cách tích vào ô đồng ý khi đăng nhập.

8. Chia sẻ với bên thứ ba

Chúng tôi không bán hoặc chia sẻ thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của bạn, trừ khi pháp luật yêu cầu.

9. Quyền của bạn và cách yêu cầu

• Bạn có thể yêu cầu xem, sửa, xóa, ngừng sử dụng dữ liệu của mình, hoặc phản đối việc xử lý. Bản nháp có thể sửa hoặc xóa trực tiếp trong app; tài khoản có thể xóa trong menu tài khoản.
• Với yêu cầu khác, vui lòng gửi email tới okatech0311@gmail.com từ chính địa chỉ email đã đăng ký tài khoản (để xác minh danh tính), nêu rõ nội dung yêu cầu. Chúng tôi trả lời không chậm trễ, thông thường trong vòng 14 ngày, và hiện không thu phí.
• Khiếu nại về cách xử lý thông tin cá nhân cũng gửi tới địa chỉ email trên.

10. An toàn thông tin

Chúng tôi áp dụng các biện pháp hợp lý như mã hóa bản nháp, truyền dữ liệu qua HTTPS và giới hạn truy cập để phòng rò rỉ, thay đổi trái phép.

11. Thay đổi chính sách

Chính sách này có thể được cập nhật. Ngày cập nhật gần nhất luôn được ghi ở đầu trang. Chính sách được soạn bằng tiếng Nhật và bản tiếng Nhật là bản chính thức. Các bản bằng ngôn ngữ khác, trong đó có bản này, là bản dịch để tham khảo; nếu có khác biệt, bản tiếng Nhật được ưu tiên.